Työpäivien suunnittelu: Big Rock ja MIT

Mielestäni yksi tärkeimpiä asioita gradun tai muunlaisen opinnäytteen kirjoittamisessa on koko projektin jakaminen pienemmiksi, viikon ja päivän kokoisiksi tehtäviksi ja toisaalta työviikkojen ja -päivien mielekäs suunnittelu.

Olen esitellyt Gradutakuu-kirjassa erilaisia apuvälineitä työskentelyn suunnitteluun, esimerkiksi työpäivien jakamisen fokuspäiviin, puskuripäiviin ja vapaapäiviin. Toinen, mielestäni myös erittäin hyvä työskentelytapa on suunnitella etukäteen tuleva viikko ja työpäivä jossain määrin valmiiksi.

Voit esimerkiksi suunnitella työviikon aina ensimmäiseksi maanantaina ja kunkin työpäivän aina jokaisen päivän aluksi. Omasta mielestäni vielä toimivampi tapa on kuitenkin suunnitella tuleva työviikko sunnuntai-iltana ja kukin työpäivä edellisenä iltana. Kokeile itse, kumpi vaihtoehto sopii sinulle paremmin.

Miten nuo päivät sitten suunnitellaan? Esittelen kaksi käsitettä, jotka ovat viime aikoina auttaneet ainakin minua. Ne ovat Big Rock ja MIT. Voit keksiä niille suomenkielisetkin vastineet, mutta itse pidän englanninkielisistä nimityksistä.

Big Rock on tulevan viikon ensisijainen tavoitteesi. Jotain konkreettista, jonka aiot saada viikon aikana valmiiksi. Se voi olla tilanteesta riippuen melkein mitä tahansa: keskeisen lähteen lukeminen, tutkimussuunnitelma, ensimmäinen tutkimushaastattelu, viisi sivua alustavaa gradutekstiä tai jotain ihan muuta. Koeta kuitenkin mitoittaa Big Rock oikein: sen tulee olla jotain sellaista, jonka pystyt viikossa mukavasti tekemään ja joka niin vie koko projektiasi hyvin eteenpäin.

On tärkeää, että Big Rock on konkreettinen tavoite, jotain sellaista, jonka toteutumista pystyt arvioimaan yksinkertaisella kyllä–ei-kysymyksellä. Joskus voi olla tarpeen määritellä useampi Big Rock, mutta yksi, selkeä tavoite voi helpottaa keskittymistä.

MIT on puolestaan yhden työpäivän tärkein tehtäväsi. MIT on lyhenne sanoista Most Important Task. Niitä kannattaa olla 1–3.

MIT on jotain sellaista, joka puolestaan vie sinua hieman lähemmäksi Big Rockin toteutumista. Taas kerran pyri konkreettisuuteen: yksi sivu tekstiä, 20 sivua kirjaa luettuna tai jotain vastaavaa. Kirjoita MIT:t ylös paperille tai muistikirjaan. Kun tehtävä on valmis, voit vetää sen muistilistasta yli ja tehdä jotain muuta.

Mikäli mahdollista, yritä tehdä kunkin päivän MIT:t ensimmäiseksi aamulla. Loppupäivä jää näin vapaaksi muille asioille.

Voit työpäivää suunnitellessasi tehdä myös listan muista tärkeistä asioista, joita tulee hoitaa: lähettää se yksi sähköposti tai varata kirjastosta tietty kirja. Voit tehdä nämä pienemmät tehtävät sen jälkeen, kun MIT:t on tehty. Pidä listasi kuitenkin yksinkertaisena äläkä kasaa itsellesi liikaa tehtäviä millekään päivälle. Pääasiallinen tehtäväsi on nyt keskittyä opinnäytteesi saamiseen valmiiksi.

Suunnitelmat ovat suunnitelmia, eivätkä ne aina tietenkään toteudu täydellisesti. Joskus saat tehtyä vain yhden kolmesta MIT:stä, ja joskus viikon suunnitelmat menevät vaikkapa sairastumisen takia kokonaan uusiksi. Koeta pitää päivien suunnitteleminen sopivan rentona ja joustavana, jotta siitä ei tule taas uusi ahdistuksen kohde. Viikon kuluttua voit arvioida onnistumistasi ja tehdä seuraavan viikon suunnitelmat taas toimivammiksi.

Oikein käytettyinä Big Rock ja MIT voivat auttaa tuomaan konkretiaa epämääräiseltä tuntuvaan graduprojektiin.

Tweet This Post Post to Facebook

Mikä on tämän vuoden tavoitteesi?

Näin syksyn ja uuden lukuvuoden aluksi on hyödyllistä käyttää hieman aikaa omien tavoitteiden pohtimiseen.

Elämää voi toki elää ilman tavoitteitakin: mennä aamuisin sinne, minne on luvannut mennä (töihin, kouluun tai muualle), katsoa mitä elämä tuo vastaan. Itse uskon kuitenkin, että omien tavoitteiden säännöllinen miettiminen tekee elämästä sisällökkäämpää. Tavoitteiden avulla voit tehdä elämästäsi sellaisen kuin haluat, sen sijaan, että koko ajan vain reagoisit vastaan tuleviin asioihin.

Seuraavassa on viisi askelta, jotka auttavat sinua hahmottamaan tavoitteitasi paremmin:

1) Tee aivoriihi
Aloita yksinkertaisesti tekemällä lista kaikista asioista, joita haluaisit saavuttaa. Älä pohdi asioiden mielekkyyttä, kirjaa ylös kaikki mieleen tuleva. Kaikkea ei tarvitse edes oikeasti tehdä!

2) Mikä asia muuttaa tänä vuonna kaikkein eniten elämääni?
Tarkastele tekemääsi listaa ja mieti, mikä siinä olevista asioista muuttaisi elämääsi eniten seuraavan vuoden kuluessa. Jotain sellaista, jota todella haluat ja joka todella vaikuttaa elämääsi. Älä hätäile tämän askeleen kanssa. Mieti, mikä olisi todella merkityksellinen tavoite. Sellainen, jonka eteen olet myös valmis työskentelemään.

3) Mitä voin tehdä tässä kuussa tuon tavoitteen saavuttamiseksi?
Jos tavoitteesi on iso, on hyvin tärkeää jakaa se pienempiin tehtäviin. Mieti, mikä voisi olla tämän kuukauden osatavoite. Jokin askel, joka vie sinut lähemmäs päätavoitteesi saavuttamista.

4) Mitä voin tehdä tänään tuon tavoitteen saavuttamiseksi?
Joka päivä voit tehdä jotain pientä ja konkreettista, joka edistää tavoitteesi saavuttamista. Mitä se voisi olla tänään? Jaa tavoitteesi yksittäisiksi tehtäviksi, joiden toteuttaminen ei ole liian vaikeaa. Älä aseta liian kunnianhimoisia päivätavoitteita. Tee jotain pientä ja merkityksellistä.

5) Pidä tavoitteesi koko ajan mielessäsi
Muotoile tavoitteesi muutaman sanan iskulauseeksi tai mantraksi, jota voit toistaa mielessäsi. Teippaa jääkaapin oveen kuva, joka muistuttaa sinua positiivisella tavalla tavoitteestasi. Palauta tämän vuoden tavoitteesi säännöllisesti mieleen. Kun teet valintoja, mieti, edistävätkö ne todella tavoitettasi. Sitä, joka todella muuttaa elämäsi tänä vuonna.

Kaikki edellä olevat askeleet ovat tärkeitä, mutta ehkäpä tärkeintä on miettiä, mikä on se yksi, suuri tavoite tälle vuodelle. Haluamme monia asioita, mutta asioiden laittaminen tärkeysjärjestykseen auttaa meitä todella saavuttamaan haluamiamme asioita.

Tämä on gradun kirjoittamista käsittelevä blogi, joten ehkä ajattelet, että mielestäni tavoitteesi pitää olla gradun valmistuminen. En ajattele lainkaan niin. Tavoitteesi tulee olla jotain sellaista, jota haluat. Voi tietysti olla, että gradusi jollain tavalla liittyy suureen tavoitteeseesi. Yhden tavoitteen miettiminen johtaa usein oivallukseen, että erilaiset tavoitteet liittyvätkin toisiinsa.

Ehkä haluat lisää rahaa, ja gradun tekeminen on yksi asia, joka voi auttaa sinua siinä. Ehkä haluat perustaa oman yrityksen, ja gradu vain ikävällä tavalla roikkuu häiritsemässä tuota todellista tavoitettasi.

Mielestäni on erittäin hyödyllistä pohtia yhtä, keskeistä, suurta, tärkeää tavoitetta tälle vuodelle. Jos sinulla on kuitenkin ehdottomasti monta tärkeää tavoitetta, noudata seuraavia ohjeita:

1) Tee yksi tavoite kerrallaan
Keskity ensin siihen kaikkein tärkeimpään ja palaa muihin esimerkiksi parin kuukauden kuluttua.

2) Tee useampaa asiaa, mutta pidä muut tavoitteet niin yksinkertaisina kuin mahdollista
Mieti, miten voisit karsia muista tavoitteistasi tai yksinkertaistaa niitä

Mieti tänään, minkälaisen haluaisit elämäsi olevan vuoden kuluttua!

Hyviä ohjeita tavoitteiden määrittämiseen ja elämän yksinkertaistamiseen löydät Zen Habits -blogista.

Tweet This Post Post to Facebook

Gradun kirjoittamisen osa-alueet 1

Englantilainen kirjoittamisen tutkija Roz Ivanič on hahmotellut erilaisia kirjoittamiskäsityksiä tai kirjoittamisen osa-alueita. Ivaničin mukaan ihmisten käsitykset kirjoittamisesta voidaan palauttaa seuraavaan kuuteen ajatukseen:

1) Kirjoittaminen on taitoa
2) Kirjoittaminen on luovuutta
3) Kirjoittaminen on prosessi
4) Kirjoittaminen on tekstilajin tuottamista
5) Kirjoittaminen on sosiaalista toimintaa
6) Kirjoittaminen on sosiopoliittista toimintaa

Jotkut ajattelevat kirjoittamisen olevan ensisijaisesti luovaa työtä, toiset taas pitävät kirjoittamisessa tärkeimpänä esimerkiksi kielitaitoa ja kieliopin hallintaa. Todellisuudessa kirjoittaminen on kuitenkin aina samanaikaisesti kaikkea edellä mainittua. Joskus painottuu jokin tietty osa-alue, joskus taas jokin toinen.

Olen esitellyt näitä kirjoittamiskäsityksiä varsin laajasti kirjassani Kokonaisvaltainen kirjoittaminen, joskin hyvin yleisellä tasolla. Tässä artikkelissa tarkoitukseni on hahmotella, mitä nämä tarkoittavat gradun kirjoittamisen näkökulmasta.

1) Kirjoittaminen on taitoa
Minkälaisia ”taitoja” gradun tekemiseen vaaditaan? Gradun kirjoittamisen, kuten kaiken muunkin kirjoittamisen, taustalla on kielitaito. Kaikilla suomalaisen koulun käyneillä on peruskielitaito, joka riittää myös gradun kirjoittamiseen. Jos kirjoittaa graduaan vieraalla kielellä, kielitaito ja kieliopin hallinta voivat aiheuttaa haasteita, mutta useimmille graduntekijöille itse kielitaito ei ole kynnyskysymys gradun kirjoittamisessa.

Kielitaitoa sivuaa kuitenkin myös toinen taito, nimittäin oikeakielisyyteen ja oikeinkirjoitukseen liittyvät taidot. Tämä osa-alue aiheuttaa ahdistusta monille graduntekijöille. Viimeistään gradua tehdessä saattaa tulla selväksi, että suomen kielen pilkkusäännöt ovatkin jääneet hieman epäselviksi. Joskus seminaarissa saatu palaute saattaa myös keskittyä tähän kirjoittamisen osa-alueeseen, sillä sääntöihin ja konventioihin liittyviä asioita on turvallista kommentoida.

Gradun kirjoittamisen erityistaitoja ovat puolestaan tietyt tieteellisen kirjoittamisen konventiot, erityisesti lähdeviitteiden merkintä ja ylipäätään viittaamisen periaatteet. Niissä on omanlaiset sääntönsä, jotka on gradua tehdessä osattava. Periaatteessa säännöt ovat yksiselitteisiä ja ne joko osaa tai sitten ei. Tämä ei tietysti välttämättä tarkoita, että säännöt olisivat ihan yksinkertaisia tai aina edes loogisia.

Edellä mainittujen taitojen lisäksi gradun kirjoittamiseen vaaditaan jonkin verran myös tekstinkäsittelytaitoja. Elämän tekee paljon helpommaksi, jos osaa esimerkiksi laatia graduunsa automaattisen sisällysluettelon tai käyttää tekstinkäsittelyohjelman tyylejä ja muotoiluja. Nämä ovat nykyaikaiseen kirjoittamiseen liittyviä teknisiä taitoja, jotka eivät kuitenkaan välttämättä ole kaikille itsestään selviä.

Gradun tekemisessä vaaditaan tietenkin myös erilaisia tutkimuksen tekemiseen liittyviä taitoja, olipa kyseessä sitten haastattelujen tekeminen, aineiston litteroiminen ja analysoiminen tai vaikkapa työskentely laboratoriossa. Nämä taidot ovat hyvin ala- ja tutkimusmenetelmäkohtaisia, mutta luonnollisesti nämäkin taidot on jostain omaksuttava.

2) Kirjoittaminen on luovuutta
Kirjoittamisen taitoon liittyy helposti monenlaisia paineita: joko osaat tai sitten et. Luovuuteen sen sijaan yhdistämme helpommin positiivisia mielikuvia. Silti kovin moni ei kuitenkaan heti yhdistä gradun tekemistä ja luovuutta toisiinsa. Joskus voi tuntua, että ne ovat suorastaan toistensa vastakohtia. Tämä on kuitenkin harhaa. Luovuus on osa kaikkea kirjoittamista, myös gradun kirjoittamista. Tavoitteena on saada aikaiseksi jotain sellaista, jota aiemmin ei ollut olemassa, toisin sanoen luoda uutta.

Luovuus korostuu erityisesti graduprosessin alkuvaiheessa, kun gradulle täytyy keksiä aihe. Luovuutta tarvitaan myös itse gradun sisällön ideoinnissa ja suunnittelussa. Myös tämä kirjoittamisen osa-alue, uuden luominen voi tuottaa toisille paljon ahdistusta, mutta oman luovuuden ruokkimiseen ja käyttöön on monenlaisia apuvälineitä. Tällaisia ovat esimerkiksi miellekartan eli mind mapin tekeminen ja erilaiset vapaan kirjoittamisen tekniikat.

Lopulta varsin paljon luovuutta ja rohkeuttakin vaatii se, että tuottaa graduun omaa kontribuutiota, omalla äänellä. Gradussa pitäisi sanoa jotain sellaista, mitä ei ole aiemmin sanottu, tai ainakin siinä pitäisi sanoa jotain jollain uudella tavalla. Tämä voi monesta tuntua valtavalta haasteelta.

3) Kirjoittaminen on prosessi
Gradun tekeminen on aina myös prosessi. Se voi olla pitkä tai lyhyt prosessi, se voi olla helppo tai vaivalloinen prosessi. Joka tapauksessa se on kirjoitusprosessi, joka on todennäköisesti ajallisesti pidempi kuin mikään aiemmin tekemäsi.

Prosessin hallintaan kuuluu ensinnäkin se, että hahmottaa, minkälaisista vaiheista gradun kirjoittaminen koostuu sekä miten nuo vaiheet liittyvät toisiinsa. Gradun tekemisessä myös limittyvät monenlaiset prosessit toisiinsa. Esimerkiksi kirjoitusprosessi ja tutkimusprosessi liittyvät toisiinsa mutta ovat myös osittain erillisiä. Käyt gradunteon aikana läpi myös jonkinlaisen psykologisen tai emotionaalisen prosessin. Gradusi valmistuttua et ole enää sama ihminen kuin sitä aloittaessasi. Lisäksi graduprosessisi sivuaa muita ihmisiä, esimerkiksi ohjaajaasi tai perheenjäseniäsi, ja myös esimerkiksi vuoden kestävä graduseminaari on oma prosessinsa.

Kaikki tämä vaatii jonkinlaisia projektinhallinnan taitoja: suunnittelua, aikatauluttamista ja seurantaa sekä lisäksi välillä myös raakaa työtä. Voit siis joutua opettelemaan tehokkaampia työskentelytapoja: miten saat itsesi aamuisin sängystä tietokoneen ääreen tai miten voit lukea nopeasti ja tehokkaasti. Tämä kaikki voi olla haastavaa, etenkin jos et ole joutunut näitä asioita aiemmin kovin paljon miettimään. Lisäksi gradun tekemisessä erityisen haastavaa on se, että olet siitä paljolti yksin vastuussa. Kukaan ei tule sinua valitettavasti koneen äärelle komentamaan.

Edellä esitelty luettelo gradun kirjoittamisen osa-alueista voi alkaa tuntua jo loputtomalta. Todellisuudessa olemme päässeet vasta kutakuinkin puoliväliin. Loppujen gradun kirjoittamisen osa-alueiden käsittely jatkuukin artikkelin toisessa osassa.

Tämä on gradun kirjoittamisen osa-alueita käsittelevän artikkelin ensimmäinen osa. Löydät artikkelin jälkimmäisen osan täältä: Gradun kirjoittamisen osa-alueet 2

Tweet This Post Post to Facebook

GTD – toimiva malli gradun suunnitteluun

Olen molemmissa kirjoissani kirjoittanut suunnittelun tärkeydestä kirjoittamisessa. Tutkimuksissa on nimittäin havaittu, että suunnitteluun käytetty aika lisää itse kirjoittamisen tuotteliaisuutta. Suunnittelusta voi joskus tulla sijaistoiminto itse tekemiselle, ja joskus onkin tarpeen vain heittäytyä kirjoittamaan, vaikkei vielä kokonaisuutta hahmottaisikaan. Silti yleensä suunnitteluun käytetty aika palkitaan kirjoittamisen aikana. Kuten vanha sanontakin kuuluu: ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.”

Gradun tai jonkin muun laajahkon kirjoitustyön kohdalla suunnittelu voi kohdistua periaatteessa kahteen asiaan 1) sisältöön sekä 2) itse prosessiin ja ajankäyttöön. Voit siis suunnitella, mitä teet ja miten teet. Suunnittelua voi tehdä monilla tavoilla: listaamalla mieleen tulevia ajatuksia paperille, tekemällä miellekartan eli mind mapin tai vaikkapa hahmottelemalla kokonaisaikataulua kalenterin avulla.

Viime aikoina olen itse ollut innostunut David Allenin kirjasta Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Allenin mallia kutsutaan myös lyhenteella GTD. Se sisältää erittäin hyviä ohjeita erilaisten projektien suunnitteluun ja hallintaan. Olen soveltanut tuota mallia onnistuneesti hyvin monenlaisiin asioihin ja uskon, että se soveltuu mainiosti myös gradun suunnitteluun.

Esittelen seuraavassa tuon mallin lyhyesti. Allenin kirja on myös suomennettu, mutta itse olen lukenut vain englanninkielistä versiota. Niinpä artikkelissa käyttämäni termitkin ovat omia käännöksiäni.

Allenin mukaan ihmiset käyvät jotain asiaa suunnitellessaan luonnollisesti läpi seuraavat vaiheet, seuraavassa järjestyksessä:

1) Tarkoituksen määritteleminen
2) Periaatteiden ja reunaehtojen määritteleminen
3) Lopputuloksen hahmotteleminen
4) Ideointi
5) Organisointi
6) Seuraava tehtävä

Allen kutsuu tätä mallia ”luonnolliseksi suunnittelumalliksi”, sillä näin toimimme usein spontaanisti. Ongelmia seuraa kuitenkin, että yleensä jotain vaikeaa tai monimutkaista asiaa suunnitellessamme emme etene tässä järjestyksessä. Saatamme esimerkiksi käyttää paljon aikaa sen miettimiseen, mitä tekisimme seuraavaksi, mutta emme sen sijaan juurikaan mieti, miksi jotain asiaa teemme tai minkälaisen haluaisimme lopputuloksen olevan. Erityisen tärkeää mallin käyttäminen on silloin, jos projektimme on monimutkainen (esimerkiksi gradu) tai siihen liittyy muita ihmisiä (kuten esimerkiksi graduun).

Kokeilepa siis suunnitella omaa graduasi tämän mallin avulla:

1) Tarkoituksen määritteleminen
Mieti ensin, miksi tätä asiaa ollaan tekemässä? Mitä sillä tavoitellaan? Toisin sanoen, minkä takia sinä olet gradua tekemässä? Mitä sillä tavoittelet?

2) Periaatteiden ja reunaehtojen määritteleminen
Seuraavaksi määrittelet yleiset periaatteet ja reunaehdot, jotka täytyy huomioida: Mitä on tärkeä muistaa? Minkälaisia välttämättömiä tai väistämättömiä asioita on otettava huomioon?

Tällaisia voivat olla esimerkiksi ”Minun on pakko työskennellä gradun tekemisen ohessa”, ”Aikaa pitää jäädä myös harrastuksille”, ”En haluaisi gradunteon venyvän kesän yli” tai ”Haluan tehdä työni hyvin.” Nämä periaatteet saattavat liittyä arvoihisi, joita haluat noudattaa, tai sitten kyseessä ovat välttämättömät käytännön asiat.

3) Lopputuloksen hahmotteleminen
Tässä vaiheessa mietit, minkälainen lopputulos saavuttaisi tarkoituksen? Minkälainen on haluamasi gradu? Miten prosessin pitäisi edetä, jotta gradu saavuttaa tavoitteesi ja huomio edellä määrittelemäsi reunaehdot? Yritä itse hahmotella haluamasi lopputulos.

4) Ideointi
Millä kaikilla eri tavoilla asian voisi toteuttaa? Mitä kaikkea mahdollista tulee mieleen?

Tämä vaihe on siis aivoriihi, jossa kirjaat kaikki mieleesi tulevat ajatukset mieleen. Tässä vaiheessa ideoita ei arvioida tai arvoteta vaan tärkeintä on kirjata kaikki ajatukset ylös. Voit yksinkertaisesti listata asiat ylös tai tehdä mind mapin. Voit myös tehdä vaiheen yhdessä jonkun toisen kanssa.

5) Organisointi
Mitkä ideat ovat hyviä ja toteuttamiskelpoisia? Mikä on tärkeintä? Missä järjestyksessä asiat tehdään?
Tässä vaiheessa siis järjestelet edellisen askeleen ideat. Valitset keskeiset ja parhaat ideat sekä järjestelet ne esimerkiksi toteuttamis- ja tärkeysjärjestykseen tai teemoittain.

6) Mitä seuraavaksi?
Mitä tehdään seuraavaksi? Kuka sen tekee? Milloin?

Kuten Allen sanoo, emme oikeastaan pysty ”tekemään” projekteja, pystymme tekemään vain projektiin liittyviä yksittäisiä asioita. Siksi on tärkeää, että pystyt määrittämään konkreettisia tehtäviä, joita ryhdyt seuraavaksi tekemään. Toisaalta tärkeää on myös palata edellä oleviin askeliin aina, kun kokonaiskuva graduprojektista alkaa hämärtyä.

Minusta Allenin malli on erittäin hyvä, ja se on auttanut minua hahmottamaan paremmin omaa väitöskirjaani ja monenlaisia muitakin projekteja. Suosittelenkin sitä vilpittömästi. Ota niskalenkki gradustasi GTD:n avulla!

---

Tilaa Allenin kirja Bookplus.fi:stä

Tilaa Allenin kirja Book Depositorystä

Tilaa Allenin kirja Amazon.com:ista

Tweet This Post Post to Facebook