GTD – toimiva malli gradun suunnitteluun
by Kimmo on August 12, 2009
in suunnittelu
Kuva: Marco Arment (Flickr)
Olen molemmissa kirjoissani kirjoittanut suunnittelun tärkeydestä kirjoittamisessa. Tutkimuksissa on nimittäin havaittu, että suunnitteluun käytetty aika lisää itse kirjoittamisen tuotteliaisuutta. Suunnittelusta voi joskus tulla sijaistoiminto itse tekemiselle, ja joskus onkin tarpeen vain heittäytyä kirjoittamaan, vaikkei vielä kokonaisuutta hahmottaisikaan. Silti yleensä suunnitteluun käytetty aika palkitaan kirjoittamisen aikana. Kuten vanha sanontakin kuuluu: ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.”
Gradun tai jonkin muun laajahkon kirjoitustyön kohdalla suunnittelu voi kohdistua periaatteessa kahteen asiaan 1) sisältöön sekä 2) itse prosessiin ja ajankäyttöön. Voit siis suunnitella, mitä teet ja miten teet. Suunnittelua voi tehdä monilla tavoilla: listaamalla mieleen tulevia ajatuksia paperille, tekemällä miellekartan eli mind mapin tai vaikkapa hahmottelemalla kokonaisaikataulua kalenterin avulla.
Viime aikoina olen itse ollut innostunut David Allenin kirjasta Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
Esittelen seuraavassa tuon mallin lyhyesti. Allenin kirja on myös suomennettu, mutta itse olen lukenut vain englanninkielistä versiota. Niinpä artikkelissa käyttämäni termitkin ovat omia käännöksiäni.
Allenin mukaan ihmiset käyvät jotain asiaa suunnitellessaan luonnollisesti läpi seuraavat vaiheet, seuraavassa järjestyksessä:
1) Tarkoituksen määritteleminen
2) Periaatteiden ja reunaehtojen määritteleminen
3) Lopputuloksen hahmotteleminen
4) Ideointi
5) Organisointi
6) Seuraava tehtävä
Allen kutsuu tätä mallia ”luonnolliseksi suunnittelumalliksi”, sillä näin toimimme usein spontaanisti. Ongelmia seuraa kuitenkin, että yleensä jotain vaikeaa tai monimutkaista asiaa suunnitellessamme emme etene tässä järjestyksessä. Saatamme esimerkiksi käyttää paljon aikaa sen miettimiseen, mitä tekisimme seuraavaksi, mutta emme sen sijaan juurikaan mieti, miksi jotain asiaa teemme tai minkälaisen haluaisimme lopputuloksen olevan. Erityisen tärkeää mallin käyttäminen on silloin, jos projektimme on monimutkainen (esimerkiksi gradu) tai siihen liittyy muita ihmisiä (kuten esimerkiksi graduun).
Kokeilepa siis suunnitella omaa graduasi tämän mallin avulla:
1) Tarkoituksen määritteleminen
Mieti ensin, miksi tätä asiaa ollaan tekemässä? Mitä sillä tavoitellaan? Toisin sanoen, minkä takia sinä olet gradua tekemässä? Mitä sillä tavoittelet?
2) Periaatteiden ja reunaehtojen määritteleminen
Seuraavaksi määrittelet yleiset periaatteet ja reunaehdot, jotka täytyy huomioida: Mitä on tärkeä muistaa? Minkälaisia välttämättömiä tai väistämättömiä asioita on otettava huomioon?
Tällaisia voivat olla esimerkiksi ”Minun on pakko työskennellä gradun tekemisen ohessa”, ”Aikaa pitää jäädä myös harrastuksille”, ”En haluaisi gradunteon venyvän kesän yli” tai ”Haluan tehdä työni hyvin.” Nämä periaatteet saattavat liittyä arvoihisi, joita haluat noudattaa, tai sitten kyseessä ovat välttämättömät käytännön asiat.
3) Lopputuloksen hahmotteleminen
Tässä vaiheessa mietit, minkälainen lopputulos saavuttaisi tarkoituksen? Minkälainen on haluamasi gradu? Miten prosessin pitäisi edetä, jotta gradu saavuttaa tavoitteesi ja huomio edellä määrittelemäsi reunaehdot? Yritä itse hahmotella haluamasi lopputulos.
4) Ideointi
Millä kaikilla eri tavoilla asian voisi toteuttaa? Mitä kaikkea mahdollista tulee mieleen?
Tämä vaihe on siis aivoriihi, jossa kirjaat kaikki mieleesi tulevat ajatukset mieleen. Tässä vaiheessa ideoita ei arvioida tai arvoteta vaan tärkeintä on kirjata kaikki ajatukset ylös. Voit yksinkertaisesti listata asiat ylös tai tehdä mind mapin. Voit myös tehdä vaiheen yhdessä jonkun toisen kanssa.
5) Organisointi
Mitkä ideat ovat hyviä ja toteuttamiskelpoisia? Mikä on tärkeintä? Missä järjestyksessä asiat tehdään?
Tässä vaiheessa siis järjestelet edellisen askeleen ideat. Valitset keskeiset ja parhaat ideat sekä järjestelet ne esimerkiksi toteuttamis- ja tärkeysjärjestykseen tai teemoittain.
6) Mitä seuraavaksi?
Mitä tehdään seuraavaksi? Kuka sen tekee? Milloin?
Kuten Allen sanoo, emme oikeastaan pysty ”tekemään” projekteja, pystymme tekemään vain projektiin liittyviä yksittäisiä asioita. Siksi on tärkeää, että pystyt määrittämään konkreettisia tehtäviä, joita ryhdyt seuraavaksi tekemään. Toisaalta tärkeää on myös palata edellä oleviin askeliin aina, kun kokonaiskuva graduprojektista alkaa hämärtyä.
Minusta Allenin malli on erittäin hyvä, ja se on auttanut minua hahmottamaan paremmin omaa väitöskirjaani ja monenlaisia muitakin projekteja. Suosittelenkin sitä vilpittömästi. Ota niskalenkki gradustasi GTD:n avulla!
Tilaa Allenin kirja Bookplus.fi:stä
Tilaa Allenin kirja Book Depositorystä
