Kuva: Muffet (Flickr)

Pomodoro-tekniikka on oma ehdoton suosikkitekniikkani ajan hallintaan ja kirjoittamiseen. Se auttaa etenkin silloin, kun kirjoittaminen tai työskentely tuntuu vaikealta. Aika moni tällä sivustolla vierailevakin on alkanut vannoa sen nimeen.

Olen käyttänyt mytomatoes.com-sivustolla olevaa yksinkertaista sovellusta ajan mittaamiseen ja työskentelyn kirjaamiseen. Se toimii kyllä mutta on aika simppeli ja välillä vähän epävakaakin. Huonoin puoli siinä on tietysti se, että sitä käyttäessä täytyy verkkoyhteyden olla koko ajan auki.

Focus Booster on hieman kehittyneempi ohjelma pomodoro-tekniikkaan. Siitäkin on olemassa verkkoversio, mutta ohjelman saa asennettua myös omalle koneelle. Näin työskentely onnistuu ilman verkkoyhteyttäkin.

Erityisen hyödyllinen ominaisuus Focus Boosterissa on, että siinä käytettävissä olevaa aikaa pystyy itse muokkaamaan. Kaikille tai jokaiseen tilanteeseen tuo perustomaatti eli 25 minuuttia ei nimittäin välttämättä sovi.

Pomodoro-tekniikkaan vihkiytyneet ovat kehittäneet tästä oman taiteenlajinsa. Jos tomaatit eivät sovi sinulle, voitkin kokeilla myös mansikoita (10 minuuttia työskentelyä ja 5 minuutin tauko) tai vaikkapa mangoja (45 minuuttia työskentelyä ja 15 minuutin tauko)! Focus Boosterilla onnistuvat molemmat.

Pomodoro-tekniikasta tarkemmin täältä.

Kuva: karindalziel (Flickr)

Yksinkertainen tehtävälista voi toisinaan olla tehokas tapa edistää omaa työskentelyä ja tehtävien hallintaa.

Tehtävälistan laatimisessa on monia hyviä puolia. Ensinnäkin se pakottaa hahmottamaan työskentelyä konkreettisiksi tehtäviksi. “Kirjoita gradu” ei ole kovin hyvä tehtävä listalle lisättäväksi. “Kirjoita alaluku 1.2 (= yksi sivu)” tai “Lue Laineen artikkeli” ovat sen sijaan paljon parempia.

Toinen hyödyllinen puoli tehtävälistassa liittyy tietysti siihen, että tehtyjen tehtävien yliviivaaminen listalta on yksinkertaisesti erittäin tyydyttävää! Pelkkä listan olemassaolo voi siis motivoida työskentelyyn. Samalla omaa edistymistä voi tarkastella ihan omin silmin.

Tehtävälistalle voi hahmotella graduntekoon liittyviä tehtäviä, mutta graduntekoa voi tukea sekin, että kirjaa ylös muuhun elämään liittyvät tehtävät. Kun kirjaa ostoslistalle tulevat asiat heti ylös, voi ne sitten unohtaa ja palata gradun pariin.

Erityisen tehokasta voi olla se, että tekee tehtävälistastaan julkisen. Esimerkiksi Gradutakuun keskustelualueella lyyra ja Tiina-Liisa ovat viime päivinä vertailleet tehtävälistojaan ja saaneet myös aika paljon aikaiseksi.

Tehtävälista ei tietenkään vaadi hienoa teknologiaa toimiakseen. Tehtävälistan voi raapustaa vihkoon, suttupaperille tai vaikkapa omaan tekstitiedostoon tietokoneelle. Hyvä tietokonesovellus voi kuitenkin auttaa. Mainio ohjelma tähän tarkoitukseen on esimerkiksi Ta-da List.

Ta-da List on erittäin yksinkertainen, toimiva ja ilmainen ohjelma tehtävälistojen hallintaan. Se ei tietenkään ole paperin tavoin kannettava, mutta toisaalta sen avulla voi tehtävät helposti jakaa eri listoille. Tehtäviä voi myös vaivattomasti muokata ja järjestää uudelleen.

Kokeilepa, olisiko yksinkertaisesta tehtävälistasta apua sinun gradussasi. Testaa Ta-da ja tule keskustelualueelle sitoutumaan tehtäviisi!

Kuva: visualpanic (Flickr)

Rituaalin käsite on ollut minulle hyödyllinen kirjoittamisessa, muussa työssä ja ihan vapaa-ajallakin. Rituaalin tarkoituksena on tehdä jostain merkityksellisestä toiminnasta automaattista, aikaan ja paikkaan sidottua.

Tällä tavoin meidän ei tarvitse koko ajan miettiä, milloin ja missä jotain teemme. Sen sijaan tiedämme, että kirjoitamme gradua esimerkiksi joka aamu yhdeksästä kahteentoista työpöytämme ääressä tai sitten vaikkapa joka perjantai kirjastossa.

Olen käsitellyt rituaaleja lyhyesti graduoppaassani. Vaikka kaikille rituaalin ajatus ei ehkä sovikaan, gradu on juuri sellainen projekti, jossa siitä voi olla hyötyä.

Voit lukea rituaaleista tarkemmin Suomen Laki -sivustolla julkaistusta kolumnistani.

Kuva: Muffet (Flickr)

Opinnäytteen tekijälle suuria ongelmia tuottavat usein isojen työtehtävien jakaminen pienempiin osiin sekä pitkien työpäivien hahmottomuus. Opin tällä viikolla uuden hauskan tekniikan, joka auttaa näihin molempiin, Pomodoro-tekniikan.

Pomodoro tarkoittaa italiaksi tomaattia. Nimi tulee tomaatin näköisestä munakellosta, jonka kaikki ovat varmasti joskus nähneet. Tekniikasta löytyy paljon yksityiskohtaista tietoa täältä, mutta periaatteessa idea on hyvin yksinkertainen:

1) Valitse tehtävä
2) Säädä ajastimeen 25 minuuttia
3) Työskentele keskeytyksettä, kunnes ajastin soi
4) Kirjaa lyhyesti ylös, mitä teit
5) Pidä viiden minuutin tauko
6) Neljän tomaatin jälkeen pidä pidempi tauko (15-30 minuuttia)

Tekniikka toimii, koska 25 minuuttia on sen verran lyhyt aika, että siinä tulee itse asiassa kiire. Lisäksi on houkuttelevampaa ajatella “Teen vielä yhden tomaatin” kuin esimerkiksi “Teen vielä tunnin töitä.” Viiden minuutin tauko on myös sen verran lyhyt, että sen aikana ei ehdi harhautua kovin kauas.

Voit käyttää ajan ottamiseen ihan oikeaa munakelloa tai vaikkapa kännykän ajastinta. Toimiva, erityisesti Pomodoro-tekniikkaa varten suunniteltu ajastin löytyy kuitenkin täältä. Se myös pitää automaattisesti lokia siitä, mitä olet tehnyt.

Kokeilepa tomaattia ja kerro, auttaako se sinua!

Lisää ajatuksiani pomodoro-tekniikasta löytyy täältä.

Työnteko on tärkeää mutta niin on myös työstä irrottautuminen ja lepo.

Minulla itselläni on joskus vaikeuksia lopettaa työnteko ja viettää vapaa-aikaa. Usein työ ja vapaa-aika tuppaavat sekoittumaan. Välillä se on mukavaakin, mutta silti stressaantumisen vaara on suuri.

Seuraava hauska Study Hacks -blogista oppimani, työpäivän lopuksi tehtävä rituaali on auttanut minua pitämään vapaata työnteosta ja tietokoneesta:

1) Käy läpi tehtävälistasi
Onko kaikki kiireellinen tehty? Onko tehtävälista ajan tasalla?

2) Käy läpi sähköpostisi
Vaatiiko jokin vielä kiireistä vastausta tai toimenpidettä? Onko inbox tyhjä? Jos ei, tyhjennä se.

3) Käy läpi kalenterisi
Ovatko seuraavan päivän ja seuraavan viikon aikataulut ja suunnitelmat selviä? Jos edessä on viikonloppu tai loma, suunnittele tarkasti milloin palaat töiden ääreen.

4) Sulje tietokone
Loggaudu ulos sähköpostista ja muista ohjelmista. Sammuta tietokone tai laita se lepotilaan.

5) Sano ääneen sanat: “System shutdown complete.”
Tämä askel on tärkeä. Sano sanat todellakin ääneen.

Jos määrittelemälläsi vapaa-ajalla mieleesi tulee halua rynnätä sähköpostin ääreen tai muuten ajattelet työasioita, palauta mieleesi seuraavaa: Olet sulkenut järjestelmän ja sanonut taianomaiset sanat. Kaikki työsi on hoidettu, eikä sinun tarvitse tehdä tai ajatella töitä ennen itse määräämääsi ajankohtaa. Jos mieleen tulee jotain todella tärkeää, kirjoita se nopeasti ylös ja unohda sitten.

Voi olla, että esimerkiksi joululoma on sinulle korvaamaton ajanjakso gradun tekemiseen tai johonkin muuhun tärkeään. Tämä on ihan OK. Pysyttele suunnitelmissasi. Muista kuitenkin myös lepo, edes joulupyhien ajaksi tai työpäivien jälkeen.

Tämä on Gradutakuun viimeinen kirjoitus tänä vuonna. Hauskaa joulua ja uutta vuotta kaikille ja tsemppiä graduprojektien parissa.

System shutdown complete!