Työpäivien suunnittelu: Big Rock ja MIT

by on syyskuu 10, 2009
in Suunnittelu

Kuva: koka sexton (Flickr)

Kuva: koka sexton (Flickr)

Mielestäni yksi tärkeimpiä asioita gradun tai muunlaisen opinnäytteen kirjoittamisessa on koko projektin jakaminen pienemmiksi, viikon ja päivän kokoisiksi tehtäviksi ja toisaalta työviikkojen ja -päivien mielekäs suunnittelu.

Olen esitellyt Gradutakuu-kirjassa erilaisia apuvälineitä työskentelyn suunnitteluun, esimerkiksi työpäivien jakamisen fokuspäiviin, puskuripäiviin ja vapaapäiviin. Toinen, mielestäni myös erittäin hyvä työskentelytapa on suunnitella etukäteen tuleva viikko ja työpäivä jossain määrin valmiiksi.

Voit esimerkiksi suunnitella työviikon aina ensimmäiseksi maanantaina ja kunkin työpäivän aina jokaisen päivän aluksi. Omasta mielestäni vielä toimivampi tapa on kuitenkin suunnitella tuleva työviikko sunnuntai-iltana ja kukin työpäivä edellisenä iltana. Kokeile itse, kumpi vaihtoehto sopii sinulle paremmin.

Miten nuo päivät sitten suunnitellaan? Esittelen kaksi käsitettä, jotka ovat viime aikoina auttaneet ainakin minua. Ne ovat Big Rock ja MIT. Voit keksiä niille suomenkielisetkin vastineet, mutta itse pidän englanninkielisistä nimityksistä.

Big Rock on tulevan viikon ensisijainen tavoitteesi. Jotain konkreettista, jonka aiot saada viikon aikana valmiiksi. Se voi olla tilanteesta riippuen melkein mitä tahansa: keskeisen lähteen lukeminen, tutkimussuunnitelma, ensimmäinen tutkimushaastattelu, viisi sivua alustavaa gradutekstiä tai jotain ihan muuta. Koeta kuitenkin mitoittaa Big Rock oikein: sen tulee olla jotain sellaista, jonka pystyt viikossa mukavasti tekemään ja joka niin vie koko projektiasi hyvin eteenpäin.

On tärkeää, että Big Rock on konkreettinen tavoite, jotain sellaista, jonka toteutumista pystyt arvioimaan yksinkertaisella kyllä–ei-kysymyksellä. Joskus voi olla tarpeen määritellä useampi Big Rock, mutta yksi, selkeä tavoite voi helpottaa keskittymistä.

MIT on puolestaan yhden työpäivän tärkein tehtäväsi. MIT on lyhenne sanoista Most Important Task. Niitä kannattaa olla 1–3.

MIT on jotain sellaista, joka puolestaan vie sinua hieman lähemmäksi Big Rockin toteutumista. Taas kerran pyri konkreettisuuteen: yksi sivu tekstiä, 20 sivua kirjaa luettuna tai jotain vastaavaa. Kirjoita MIT:t ylös paperille tai muistikirjaan. Kun tehtävä on valmis, voit vetää sen muistilistasta yli ja tehdä jotain muuta.

Mikäli mahdollista, yritä tehdä kunkin päivän MIT:t ensimmäiseksi aamulla. Loppupäivä jää näin vapaaksi muille asioille.

Voit työpäivää suunnitellessasi tehdä myös listan muista tärkeistä asioista, joita tulee hoitaa: lähettää se yksi sähköposti tai varata kirjastosta tietty kirja. Voit tehdä nämä pienemmät tehtävät sen jälkeen, kun MIT:t on tehty. Pidä listasi kuitenkin yksinkertaisena äläkä kasaa itsellesi liikaa tehtäviä millekään päivälle. Pääasiallinen tehtäväsi on nyt keskittyä opinnäytteesi saamiseen valmiiksi.

Suunnitelmat ovat suunnitelmia, eivätkä ne aina tietenkään toteudu täydellisesti. Joskus saat tehtyä vain yhden kolmesta MIT:stä, ja joskus viikon suunnitelmat menevät vaikkapa sairastumisen takia kokonaan uusiksi. Koeta pitää päivien suunnitteleminen sopivan rentona ja joustavana, jotta siitä ei tule taas uusi ahdistuksen kohde. Viikon kuluttua voit arvioida onnistumistasi ja tehdä seuraavan viikon suunnitelmat taas toimivammiksi.

Oikein käytettyinä Big Rock ja MIT voivat auttaa tuomaan konkretiaa epämääräiseltä tuntuvaan graduprojektiin.

Kommentit

7 vastausta to “Työpäivien suunnittelu: Big Rock ja MIT”
  1. väitöskirjan kirjoittaja sanoo:

    ’Big rock’ ja ’MIT’-työkalut vaikuttavat mielestäni hyvin toimivilta – varsinkin jos niitä osaa käyttää realistisesti niin, ettei aseta itselleen liian suuria päivä- tai viikkokohtaisia tavoitteita. Omassa kirjoitusprosessissani yksi suurimmista haasteista on ehdottomasti se, että positiivisesti orientoituneena (tai epärealisstisena;)) ihmisenä minulla on taipumus yliarvioida seuraavien päivien tai viikkojen aikana tekemäni ”työmäärä”. Tämä johtaa helposti kohtuuttomien tavoitteiden asettamiseen itselle, sekä siihen että joutuu kerta toisensa jälkeen huomaamaan, että ei nyt ihan päässytkään tavoitteeseensa kovasta työstä huolimatta.
    Big rock ja MIT -työkalut auttavat näkemään metsän puilta: ne pakottavat priorisoimaan työntekoa niin, että huomio keskittyy kaikkien olennaisimpiin työtehtäviin. Tulen suosittelemaan omille kandiohjattavilleni näiden työkalujen käyttöönottoa jo heti kandityön alussa. Näitä työkalujahan voi vallan mainiosti soveltaa jo silloin, kun tutkimuksen aiheenkin hahmottuminen on vielä työn alla.

  2. sasu sanoo:

    Omasta kokemuksesta tiedän, että tämä toimii! Jaoin gradun osiin niin, että varasin ensin kunkin osion kirjoittamiseen viikon. Tavoitteena esim. oli, että tulososio on kirjoitettu viikon lopussa. Erinäisiä tuloksia (kuvia, taulukoita jne.) oli noin kymmenen. Päätin, että yksi tai kaksi kuvaa ja niihin liittyvät tekstit tehdään paivässä. Ja kuinka ollakaan tulososio tuli valmiiksi todella helposti! Intron ”hieromiseen” meni kyllä yli viikko, mutta tekstiä syntyi kuitenkin sivukaupalla. Isot kivet käännettiin yksi toisensa jälkeen ja nyt on gradu valmis:D Vinkki: Suunnittele myös kuinka palkitset itsesi välitavoitteen saavuttamisesta:P

  3. Kimmo sanoo:

    Kiitos kommenteista sasu ja väitöskirjan kirjoittaja!

    sasu: Hienoa kuulla, että tuo on ollut sinulle toimiva strategia! Jos pystyy pilkkomaan projektin pieniksi järkäleiksi, syntyy sellainen positiivinen draivi niiden toteuttamiseen. Ja olet kyllä todella oikea tuon palkitsemisen tärkeydestä. Minulla ainakin on taipumus aina tähytä eteenpäin ja miettiä, mitä ei ole vielä tehnyt. Olisi tosi tärkeää myös palkita itsensä ja huomioida aina kaikki se, minkä on jo saanut tehtyä.

    väitöskirjan kirjoittaja: Minustakin nuo ovat toimivia käsitteitä. Välillä niitä on helpompi soveltaa, välillä vaikeampi. Aina ei tosin ole helppoa määritellä yksittäisiä tehtäviä. Tunnistan myös tuon ylioptimistisuuden itsestäni. Se palautuu myös tähän Hofstadterin lakiin.

  4. YTMiksi aikova sanoo:

    Minusta näillä gradusivuilla on paljon sellaista, joka olisi hyvä löytyä yliopistonkin sivuilta tai sieltä ainakin linkit vaikka näille sivuille. Tosin omassa yliopistossani olen saanut kiitettävästi ohjausta ja tukea. Gradun aiheen valinta on ollut vaikeinta, mutta nyt kun aihe on viimein sellainen, josta on kohtalaisen helppoa löytää sopivasti myös lähdekirjallisuutta niin eiköhän tämä tästä…

    Työpäivän suunnittelussa olen käyttänyt tuota samaa omassa työssäni, jossa on monia hoidettavia asioita usein yhtäaikaa meneillään. En juuri noilla nimillä, mutta periaate on paljolti sama. Tuota voisin yrittää lisätä, että teen päivän tärkeimmän jutun heti aamupäivällä. Kovin helposti tulee viivästeltyä, ennen kuin tarttuu työhön. Myös välitavoitteiden asettaminen on varmaan hyvä ajatus, esimerkiksi kun saa yhden kokonaisen luvun graduunsa valmiiksi…

  5. Kimmo sanoo:

    Kiitos kommentista, YTMiksi aikova! Aika monilta erilaisilta yliopiston sivuilta tänne onkin linkkejä, erityisesti Helsingin yliopiston eri laitoksilta. Ei nyt kuitenkaan mitenkään systemaattisesti.

    Täällä on myös hyvää keskustelua työpäivien suunnittelusta. Kurkkaapa tänne siis myös:
    http://www.tohtoritakuu.fi/2013/06/04/tehtavalistojen-taika/

  6. Graduttaa sanoo:

    Kiitos vinkeistä! Taidan keskittyä nyt tekemään suunnitelman, millä pääsen tavoitteeseen. Seminaariin on 5vkoa ja gradun jättäminen maaliskuun loppuun mennessä. (Jos aiemmin, niin äkkilähtö etelään!!)

    Epämääräistä tekstiä on 30 s, iso viitekehys vielä puuttuu, mutta kysely tehty ja tuloksia kuvailtu.

    Iso kiitos sivustosta! 🙂

Kommentoi

css.php